ভেবে দেখুন আপনি একদিনে কতক্ষণ পর পর মানুষের সাথে যোগাযোগ করেন। ইমেইল লেখেন, মিটিংয়ে যোগদান করেন, কনফারেন্স কলে অংশগ্রহণ করেন, রিপোর্ট তৈরি করেন, প্রেজেন্টেশনের জন্য বক্তব্য তৈরি করেন, সহকর্মীদের সাথে বিতর্ক করেন… তালিকাটি চলতেই থাকে।
এভাবে যোগাযোগ করতে করতে আপনি সম্পূর্ণ দিনটি কাটিয়ে দিতে পারেন। কাজেই অনুমান করা যায়, সুন্দর ও যথাযথ যোগাযোগ উৎপাদনশীলতা বাড়িয়ে তুলতে পারে। একারণেই যোগাযোগের 7C খুব গুরুত্বপূর্ণ। এই ৭টি C আপনাকে প্রতিদিন নিশ্চিত করার জন্য একটি চেকলিস্ট দেয় যাতে মিটিং, ইমেইল, কনফারেন্স কল, প্রতিবেদন ও প্রেজেন্টেশন ভালভাবে প্রস্তুত করা থাকে। এভাবেই আপনার অপর প্রান্তে থাকা মানুষটি আপনার মেসেজ সহজেই পেয়ে যায়।
এই লেখাটিতে আমরা যোগাযোগের জন্য ৭টি C-এর প্রত্যেকটিতে নজর দেব। এবং প্রতিটি উপাদানের ভালো ও মন্দ দিক ব্যাখ্যা করব। এই ৭টি C অনুযায়ী যোগাযোগের জন্য প্রয়োজনীয় জিনিসগুলি হলো:
- Clear.
- Concise.
- Concrete.
- Correct.
- Coherent.
- Complete.
- Courteous.
১. ক্লিয়ার (স্পষ্টতা)
যখন কাউকে কিছু বলছেন বা কারো কাছে কিছু লিখছেন, লেখার উদ্দেশ্য সম্পর্কে স্বচ্ছ ধারণা রাখুন। ওই ব্যক্তির সাথে আপনার যোগাযোগের উদ্দেশ্য কী? আপনি নিজে যদি নিশ্চিত না হন তাহলে আপনার শ্রোতাও এই ব্যাপারে নিশ্চিত হতে পারবেন না।
বক্তব্য স্পষ্ট হওয়ার জন্য প্রতিটি বাক্যে কম সংখ্যক ধারণা ও তথ্য ইনপুট করতে হবে। এই ব্যাপারে নিশ্চিত থাকতে হবে যে, পাঠক আপনার কথা বুঝতে পারছে। মানুষকে যেন প্রতিটি বাক্য ধরে ধরে পড়তে না হয়। আপনি কী বলতে চাচ্ছেন এই ব্যাপারে যেন তারা নিজেরাই অনুমান করতে পারে।
স্পষ্টতা না থাকার একটি উদাহরণ:
হাই জন,
তোমার কাছে একটা ছোট্ট নোট লিখতে চেয়েছিলাম ড্যানিয়েল সম্পর্কে, যে তোমার ডিপার্টমেন্টেই কাজ করে। সে একটি বড় সম্পদ। তোমার যখন সময় হবে তখন আমি তার সম্পর্কে তোমার সাথে কথা বলতে চাই।
বেস্ট উইশেস
স্কিপ
এই ইমেইলটা মূলত কী নিয়ে? আমরা নিশ্চিত নই। প্রথমত যদি জনের ডিপার্টমেন্টে কয়েকজন ড্যানিয়েল থাকে তাহলে জন জানতে পারবে না স্কিপ কার সম্পর্কে কথা বলছে। তারপর, ড্যানিয়েল আসলে কোন কাজটা করেছে, যা এত গুরুত্বপূর্ণ? আমরা এটাও জানি না। ইমেইলটা এতই অস্পষ্ট যে, জনকে আরও তথ্য পাওয়ার জন্য লিখতে হবে।
শেষত, এই ইমেইলটির উদ্দেশ্য কী? স্কিপ কি ড্যানিয়েল সম্পর্কে খুচরা আলাপ করতে চায়, নাকি এখানে কোনো সুনির্দিষ্ট লক্ষ্য আছে? কাজেই ইমেইলটা বিভ্রান্তিকর।
এখন এই ইমেইলের একটি ভালো উদাহরণ:
হাই জন,
তোমার ডিপার্টমেন্টে কর্মরত ড্যানিয়েল সম্পর্কে তোমাকে আমি একটি ছোট্ট নোট লিখেছি। বিগত সপ্তাহে সে নিজ দায়িত্বে আইটি বিভাগের জরুরি মুহূর্তগুলিতে সাহায্য করেছে। আমরা আগামী তিন মাসে সম্পন্ন করার মত একটি উচ্চমানের কঠিন প্রকল্প পেয়েছি এবং এ ব্যাপারে তার জ্ঞান আমাদের প্রভূত সাহায্য করবে। আমরা কি এই কাজে তার সাহায্য পেতে পারি? এই ব্যাপারে তোমার সাথে কথা বলতে পারলে আমি সম্মানিত বোধ করব। ব্যাপারটি নিয়ে আলোচনার জন্য তোমাকে কখন ফোন দিলে ভালো হয়?
বেস্ট উইশেস,
স্কিপ
এই মেসেজটি অনেক বেশি স্পষ্ট, কারণ প্রাপকের কাছে এবার প্রয়োজনীয় সকল তথ্য আছে।
আরো পড়ুন: যে ১৯টি ছোটখাটো অভ্যাস-এর ফল সুদূরপ্রসারী
২. কনসাইজ (সংক্ষিপ্ততা)
আপনি যখন কারো সাথে কথা বলার সময় সংক্ষেপে বলেন তখন আপনি মূল বিষয়ের উপর কথা বলেন। যদি তিন বাক্য লিখে যোগাযোগ করতে পারেন তাহলে ছয় বাক্য লেখার দরকার নেই। নিজেকে প্রশ্ন করুন, ম্যাসেজে বাদ দেয়ার মতো কোনো বিশেষণ বা গুনবাচক শব্দ আছে কি? কোনো বক্তব্য থেকে সাধারণত যেসব শব্দ বাদ দেয়া যায়: লক্ষ্য করুন, নিশ্চিতভাবে, প্রকারান্তরে, আক্ষরিকভাবে, মৌলিকভাবে, আমি যা বুঝি প্রভৃতি। কোনো অপ্রয়োজনীয় বাক্য আছে কি? আপনি একই বিষয় নানাভাবে পুনরাবৃত্তি করছেন না তো?
বক্তব্য সংক্ষিপ্ত না রাখার উদাহরণ:
হাই মেট,
তোমার সাথে ইমেইল মার্কেটিং ক্যাম্পেইন প্রসঙ্গে মূল বিষয়টা ধরেই কথা বলতে চাই, যে বিষয়ে আমরা গত বৃহস্পতিবারে রূপরেখা প্রণয়ন করেছিলাম। আমি সত্যিই মনে করি আমাদের লক্ষ্যস্থিত মার্কেট নিশ্চিতভাবেই প্রতিষ্ঠানের মানবহিতৈষী প্রচেষ্টা দেখার অপেক্ষায় আছে। আমি মনে করি, এটা একটা বড় ধরনের প্রভাব ফেলবে এবং এটা তাদের মনে সেলস্ পিচের চেয়েও দীর্ঘ সময় ধরে অবস্থান করবে। উদাহরণস্বরূপ, আমরা যদি প্রতিষ্ঠানটি টেকসই হওয়ার ব্যাপারে গৃহীত পদক্ষেপগুলো সম্পর্কে কথা বলি এবং একই সাথে স্থানীয় বিদ্যালয়গুলিতে আমরা যে ধরনের কল্যাণমূলক কাজ করে যাচ্ছি ওসব ব্যাপারেও, তাহলে ওই সকল লোকেরা—যাদেরকে আমরা আকর্ষিত করতে চাই—আমাদের বার্তাকে দীর্ঘসময় ধরে মনে রাখবে। এর প্রভাব সত্যিই মারাত্মক হবে। তোমার কী মনে হয়?
জেসিকা
ইমেইলটি অনেক বড়। এখানে পুনরাবৃত্তি আছে এবং অনেক শূন্যস্থান পূরণের মত গুণবাচক শব্দ আছে।
সংক্ষিপ্ত বক্তব্যের উদাহরণ:
তোমার সাথে গত বৃহস্পতিবার করা ইমেইল মার্কেটিং ক্যাম্পেইনের ব্যাপারে কথা বলতে চাচ্ছি। আমাদের টার্গেট মার্কেট প্রতিষ্ঠানটির মানবহিতৈষী কাজ সম্পর্কে জানতে চাইবে। বিশেষ করে টেকসইযোগ্য হওয়ার ব্যাপারে তারা জানতে আগ্রহী হতে পারে এবং আমাদের লক্ষ্য সম্পর্কে ও স্থানীয় বিদ্যালয়গুলিকে সাহায্য করার ব্যাপারেও তারা জানতে আগ্রহী হবেন। এটার একটা ভালো প্রভাব আছে। ঐতিহ্যবাহী সেলস্ পিচের এর তুলনায় এটা তাদের মনে দীর্ঘস্থায়ী হবে। এ ব্যাপারে তোমার মতামত কী?
জেসিকা
৩. কনক্রিট (বাস্তবসম্মত)
আপনার মেসেজ যখন বাস্তবসম্মত হয়, আপনি কী বলতে চান পাঠক তা সহজেই বুঝতে পারে। মেসেজটি সম্পূর্ণ হবে, কিন্তু খুব বেশি ঘটনার উল্লেখ থাকা যাবে না। বিষয়ের পরিছন্নতা ও কেন্দ্রবিন্দু থাকা চাই। আপনার মেসেজটি হবে বস্তুনিষ্ঠ।
কম বাস্তবসম্মত মেসেজের উদাহরণ:
নিচের বিজ্ঞাপনটি খেয়াল করুন—
“লাঞ্চবক্স উইজার্ড প্রতিদিন আপনার সময় বাঁচাবে”
এই ভাষায় বলে সাধারণত খুব বেশি একটা পণ্য বিক্রি করা যায় না। বিজ্ঞাপনটিতে কোনো উষ্ণতা নেই; বিশদ ও স্পষ্ট আলোচনাও নেই; এমন কিছুই নেই যা গ্রাহকদের আবেগময় করে তুলতে পারে; এবং তাদেরকে আকর্ষণ করার মতোও কিছু বলে না। নতুনত্ব তৈরি করার মতো তেমন কিছুই নেই এই মেসেজে।
ভালো উদাহরণ:
“বাচ্চাদের লাঞ্চবক্স প্যাক করার জন্য দিনে আপনি কতটা সময় ব্যয় করেন? খুব বেশি নয়। এখনই রেফ্রিজারেটর থেকে বাচ্চাদের সুস্বাস্থ্যের জন্য একটি সম্পূর্ণ লাঞ্চবক্স উইজার্ড নিন এবং তাদের সাথে পড়ার ও খেলার জন্য আরো বেশি সময় বের করুন!”
এই কপিটি বেশি ভালো, কারণ এখানে চিত্রগুলি আরও বেশি স্পষ্ট। শ্রোতারা বাচ্চাদের সাথে সুন্দর সময় কাটানোর কল্পনা করতে পারে। কোনো বাবা-মা’র এ নিয়ে সন্দেহ থাকতে পারে? রেফ্রিজারেটরে সংরক্ষণের কথা উল্লেখ করায় পণ্যটাকে বাস্তবসম্মত করে তোলা হয়েছে। এতকিছু উল্লেখ করায় মেসেজটি প্রাণবন্ত হয়েছে।
আরো পড়ুন: তুলনার হাত থেকে মুক্তির উপায়
৪. কারেক্ট (সঠিকত্ব)
যখন আপনি সঠিকভাবে বা নির্ভুলভাবে যোগাযোগ করেন আপনার শ্রোতা আপনাকে বুঝতে পারে। সঠিক যোগাযোগ মানে নির্ভুল যোগাযোগ। নিজেকে নিচের প্রশ্নগুলি করার মাধ্যমেই আপনার মেসেজের সঠিকত্ব সম্পর্কে নিশ্চিত হওয়া যাবে।
আপনি যেসব টেকনিক্যাল শব্দ ব্যবহার করেন, এগুলি আপনার শ্রোতার জানাশোনার পর্যায়ে পড়ে কি? আপনি কি আপনার লেখার ব্যাকরণগত ভুলগুলি পরীক্ষা করে দেখেছেন? (মনে রাখুন, স্পেলচেকার দিয়ে সব ভুল ধরতে পারবেন না) সব নাম ও উপাধি কি সঠিকভাবে বানান করা হয়েছে?
কম সঠিক বার্তার উদাহরণ:
হাই ড্যানিয়েল,
অনেক ধন্যবাদ আমার সাথে আজকে লাঞ্চে দেখা করার জন্য। আমি আমাদের কনজার্ভেশন বেশ উপভোগ করেছি, আমি আপনার প্রকল্পে কাজ করতে আসাবাদী। আমি নিশ্চিত, দুই সপ্তাহের সময়সীমা কোনো ব্যাপার না। আবারো ধন্যবাদ, আপনার সাথে শীঘ্রই কথা হবে।
বেস্ট,
জ্যাক মিলার
উদাহরণটি দ্রুত পড়লে কোনো ভুল চোখে নাও পড়তে পারে। কিন্তু আপনি যদি একটু ভালভাবে নজর দেন তাহলে দুটো ভুল ধরতে পারবেন। আপনি কি সেগুলি দেখতে পেয়েছেন? প্রথম ভুলটি হচ্ছে, লেখক কনভারসেশন লেখার পরিবর্তে “কনজারভেশন” লিখেছেন। এই সাধারণ ভুলটি হয়ে থাকে যখন আপনি দ্রুত টাইপ করেন। অন্য ভুলটি হয়েছে ‘আশাবাদী’ শব্দটিকে “আসাবাদী” লেখায়। কোনো মেসেজ পাঠানোর আগে দ্বিতীয়বার চেক করে নিন কোনো ভুল আছে কিনা।
৫. কোহেরেন্ট (সামঞ্জস্যপূর্ণতা বা সংলগ্নতা)
যোগাযোগ যদি সংলগ্ন হয় তবে এটা যৌক্তিক। মূল বিষয়ের সঙ্গে সব পয়েন্ট সম্পর্কিত ও প্রাসঙ্গিক হওয়া দরকার। ম্যাসেজের টোন সামঞ্জস্যপূর্ণ থাকবে।
অসামঞ্জস্যপূর্ণ মেসেজের উদাহরণ:
গত সপ্তাহে তুমি যে প্রতিবেদনটি শেষ করেছিলে, সেটা তোমাকে একটা ছোট নোট লিখতে চেয়েছিলাম। এটা সংশোধনের জন্য মিশেলকে দিয়েছিলাম এবং আগামী শুক্রবারে বিভাগীয় মিটিংয়ের ব্যাপারে যে তুমি জানো তা সে নিশ্চিত করতে চেয়েছিল। নতুন এমপ্লয়ি হ্যান্ডবুকের জন্য আমরা একটা আউটলাইন তৈরি করব।
ধন্যবাদান্তে,
মিশেল
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, ইমেইলের পয়েন্টগুলি কমিউনিকেট করতে পারছে না। ট্রেসির প্রতিবেদনের ওপর মিশেলের প্রতিক্রিয়া কোথায়? সে তা উল্লেখ করতে শুরু করেছিল, কিন্তু ঠিক তারপরই বিষয়টাকে শুক্রবারের মিটিংয়ের দিকে টেনে নিয়ে গেল।
সামঞ্জস্যপূর্ণ মেসেজের উদাহরণ:
হাই ট্রেসি,
গত সপ্তাহে তুমি যে প্রতিবেদনটি করেছিলে তার ব্যাপারে তোমাকে একটা ছোট নোট লিখতে চেয়েছিলাম। এটা সংশোধনের জন্য মিশেলকে দিয়েছিলাম। সে আমাকে জানিয়েছে এটার কিছু বিষয়ে পরিবর্তন আনতে হবে। এই ব্যাপারে পূর্ণ মতামত জানিয়ে সে আজ বিকেলে তোমাকে ইমেইল করবে।
ধন্যবাদান্তে,
মিশেল
দেখা যাচ্ছে মিশেল শুক্রবারের মিটিংয়ের কথা উল্লেখ করছে না। কারণ মিটিংয়ের ব্যাপারে একটি সম্পূর্ণ নতুন ইমেইল দেওয়া দরকার। এভাবেই ট্রেসি পরিবর্তন সম্পন্ন করার পর প্রতিবেদনটি মুছে দিতে পারে। কিন্তু মিটিং সংক্রান্ত ইমেইলটি সংরক্ষণ করতে পারে তার মিটিংয়ে অংশগ্রহণ করার রিমাইন্ডার হিসেবে। প্রত্যেকটি ইমেইলেরই একটি মূল বিষয় থাকে।
আরো পড়ুন: আপনার কি সিদ্ধান্ত নিতে দেরি হয়?
৬. কমপ্লিট (সম্পূর্ণতা)
একটি সম্পূর্ণ মেসেজ থেকে শ্রোতা যা কিছু দরকার তা জানতে পারে। মেসেজটি যদি প্রাসঙ্গিক হয়, সে অনুযায়ী কাজও করতে পারে। আপনার মেসেজে সম্পূর্ণ তথ্য থাকে, যা একবার দেখলেই আপনার শ্রোতা বা পাঠক বুঝে যায় কী করতে হবে? আপনি কি সব দরকারি তথ্য অন্তর্ভুক্ত করেন—নাম, তারিখ, সময়, অবস্থান?
অসম্পূর্ণ মেসেজের উদাহরণ:
হাই এভরিওয়ান,
আপনাদের সবাইকে আগামীকাল অনুষ্ঠিতব্য মিটিং সম্পর্কে স্মরণ করিয়ে দিতে একটা রিমাইন্ডার পাঠাতে চাচ্ছিলাম। আশা করি দেখা হবে।
ক্রিস
সুস্পষ্টতার অভাবে এই মেসেজটি সম্পূর্ণ নয়। কীসের মিটিং? কখন হবে? কোথায় হবে? ক্রিস তার টিমকে সব দরকারি তথ্য দেয়নি।
একটি সম্পূর্ণ মেসেজ:
হাই এভরিওয়ান,
আপনাদেরকে আগামীকালের টেলিযোগাযোগের নীতি সম্পর্কিত মিটিংয়ের ব্যাপারে মনে করিয়ে দিতে চাই। মিটিং সকাল দশটায় দ্বিতীয় তলার কনফারেন্স রুমে অনুষ্ঠিত হবে। কেউ যদি আসতে না পারেন, তাহলে দয়া করে জানাবেন। সবার সাথেই দেখা হবে আশা করছি।
ক্রিস
৭. কোর্টিয়াস (শিষ্টাচার)
শিষ্টাচারপূর্ণ মেসেজ অবশ্যই বন্ধুত্বপূর্ণ, খোলামেলা, ও সততাপূর্ণ হয়। এরকম কথোপকথনে কোনো অমর্যাদা বা পরোক্ষ আক্রমণাত্মক সুর থাকে না। আপনি পাঠকের দৃষ্টিভঙ্গি মাথায় রাখেন, এবং তাদের প্রয়োজনের প্রতি সহানুভূতিশীল হোন।
শিষ্টাচার বহির্ভূত বার্তার উদাহরণ:
আমি তোমাকে জানাতে চাই, সাপ্তাহিক মিটিংয়ের আলোচনায় তোমার টিম যেভাবে আধিপত্য করে সেটা আমার পছন্দ না। আমার আরো অন্যান্য প্রকল্প আছে, এবং আমার টিমের প্রগ্রেস আলোচনার জন্যও কিছু সময় দরকার। তোমার ডিপার্টমেন্টকে ধন্যবাদ আমি যা করতে পারিনি তা করে দেখানোর জন্য। তুমি কি একটু দেখবে, তারা আগামী সপ্তাহে আমার ও আমার টিমের জন্য একটু সময় ছাড় দিতে পারবে কিনা?
ধন্যবাদান্তে,
ফিল
এই মেসেজটাতে শিষ্টাচারের ঘাটতি রয়েছে। এধরনের মেসেজ কর্মক্ষেত্রে বিবাদ তৈরি করে। অন্যের উৎপাদনশীলতা ও মনোবল কমিয়ে দেওয়া ছাড়া আর কিছুই করতে পারে না।
কিন্তু অনেক কঠিন পরিস্থিতিতেও অল্প একটু শিষ্টাচার অনেক দূর এগিয়ে নিয়ে যেতে পারে।
এর উদাহরণ:
হাই জেফ,
আমি আপনার সাহায্য চেয়ে একটা ছোট্ট নোট লিখেছি। সাপ্তাহিক মিটিংয়ের সময় আপনার টিম তাদের অগ্রগতিকে তুলে ধরে একটি চমৎকার কাজ করে থাকে। কিন্তু এতে করে আমার টিমের অগ্রগতি তুলে ধরার জন্য যথেষ্ট সময় পাওয়া যায় না। আমি সত্যিই কৃতজ্ঞ থাকব যদি আপনি সাপ্তাহিক মিটিংগুলিতে আমার টিমের সম্পূর্ণ অগ্রগতি তুলে ধরার জন্য কিছুটা বাড়তি সময় দেন। আপনাকে অসংখ্য ধন্যবাদ। আমাকে জানাবেন যদি আমার পক্ষ থেকে আপনার জন্য কিছু করার থাকে।
বেস্ট,
ফিল
পার্থক্যটা বিশাল। এই মেইলটি বন্ধুত্বপূর্ণ, কাউকে দোষারোপ করা হচ্ছে না এখানে।
নোট: যোগাযোগের ৭টি C-এর কিছু ভিন্নতা আছে—
ক্রেডিবল (বিশ্বাসযোগ্য): ম্যাসেজটি কি আপনার বিশ্বাসযোগ্যতা বাড়িয়ে তোলে? যোগাযোগের ক্ষেত্রে এটার বিশেষ গুরুত্ব আছে, যখন শ্রোতা আপনার সম্পর্কে খুব বেশি কিছু জানে না।
ক্রিয়েটিভ (সৃজনশীল): আপনার মেসেজটি কি মূল বিষয়কে সৃজনশীলভাবে উপস্থাপন করে? সৃজনশীল যোগাযোগ আপনার শ্রোতাকে মনোযোগী হতে সাহায্য করে।
মূল পয়েন্ট
আমরা যত ভালোভাবে যোগাযোগ করব আমাদের সহকর্মী, বস এবং গ্রাহকদের কাছে আমরা ততবেশি বিশ্বাসযোগ্য হয়ে উঠব। যোগাযোগের চেকলিস্ট হিসেবে এই ৭টি C ব্যবহার করুন। এটা করার দ্বারা আপনি হয়ে উঠবেন সুস্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত, বাস্তবসম্মত, সঠিক, সম্পূর্ণ ও শিষ্টাচারসম্মত।
মাইন্ডটুল থেকে অনুবাদ: মাহবুবুল আলম তারেক
