অফিসের কাজ করতে করতে কি আপনি ক্লান্ত ও অবসাদগ্রস্ত হয়ে যান? অথবা মনে হয় আপনার ক্যারিয়ার এক জায়গায় থেমে আছে? এমন যদি অবস্থা হয় তাহলে আপনাকে ডেলিগেশন অর্থাৎ অন্যদের দিয়ে কাজ করানোতে আরো দক্ষ হতে হবে।
সব কাজ যদি নিজে করেন, তাহলে যতই চেষ্টাই করেন না কেন, সীমিত পরিমাণ কাজই শেষ করতে পারবেন দিন শেষে।
“ডেলিগেশন বা অন্যদের দিয়ে কাজ করানো বলতে অফিসে বেশি কাজ করা বোঝায় না। বরং কাজগুলিকে সঠিকভাবে কর্মীদের মধ্যে ভাগ করাকে বোঝায়। “
কারণ প্রতিদিন আপনার হাতে কাজ করার জন্য নির্দিষ্ট কয়েক ঘন্টার বেশি থাকে না আর সারা দিনে আপনি কেবল নির্দিষ্ট কিছু সংখ্যক মানুষকেই সাহায্য করতে পারেন। আর সাহায্য পাওয়া যাবে এমন মানুষের সংখ্যা যেহেতু সীমিত আপনার ক্ষেত্রে, আপনার সফলতাও সীমিত।
কাজে যত ভালো করবেন, আপনার কাছ থেকে মানুষের চাওয়া তত বেড়ে যাবে। এ থেকে আপনার ওপর শুরু হবে অযথা চাপ ও কাজের বোঝা। কারণ সবার ইচ্ছামতো সবকিছু হয়ত করতে পারবেন না।
এসব কারণে হয়ত আপনাকে স্ট্রেসে পড়তে হয়, ক্যারিয়ার নিয়ে অসুখী থাকেন এবং অন্যেরাও আপনার ওপর হতাশ থাকে। তবে ইতিবাচক দিক হচ্ছে যদি এই সীমাবদ্ধতা অতিক্রম করতে পারেন, আপনার সামনে অপেক্ষা করছে দারুন এক সুযোগ। সেই সুযোগ ঠিক মতো ব্যবহার করতে পারলে সফলতাও হাতের মুঠোয় চলে আসবে।
সীমাবদ্ধতা অতিক্রম করার অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ উপায় হচ্ছে কীভাবে আপনি অন্যদের দিয়ে কাজ করাবেন সেটা জানা। যারা অন্যদের দায়িত্ব অর্পণ করতে দক্ষ তারা একটা শক্তিশালী ও সফল টিম তৈরি করতে পারে। তাই অন্যদের দিয়ে কাজ করানো খুব গুরুত্বপূর্ণ একটা স্কিল!
কেন মানুষ অন্যদের দিয়ে কাজ করাতে চায় না?
অনেক কারণেই মানুষ অন্যদের কাজ করাতে চায় না বা একে ঝুঁকিপূর্ণ মনে করে। তারা ভাবে অন্যদের ওপরে সেই কাজটা আসলে চাপানো হচ্ছে।
কোনো কাজ সবসময় ম্যানেজাররা করে আসছে বলে ব্যাপারটা এমন না যে, সেটা আর অন্য কেউ করতে পারবে না। যদি না কাজটি করার জন্য নির্দিষ্ট কোন যোগ্যতার প্রয়োজন হয় অথবা কোনো নির্ধারিত পদ ছাড়া কাজটি করা যায় না, এমন হয়।
আরো পড়ুন: দীর্ঘমেয়াদী লক্ষ্যে মনোযোগী হওয়ার ৭টি সহজ উপায়
আসল কথা হচ্ছে, কাজটি সঠিকভাবে করা। কে করছে সেটা মুখ্য বিষয় না। যদি দলের কোনো সদস্য বেশি ব্যস্ত থাকে, তখন দেখতে হবে সে কী নিয়ে ব্যস্ত আছে। এমন হতে পারে তার কাজটি কম গুরুত্বপূর্ণ। সেইক্ষেত্রে নতুন করে কাজ বণ্টন করতে হবে যাতে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি আগে করা হয়।
ডেলিগেশন বা অন্যদের দিয়ে কাজ করানো বলতে অফিসে বেশি কাজ করা বোঝায় না। বরং কাজগুলিকে সঠিকভাবে কর্মীদের মধ্যে ভাগ করাকে বোঝায়। যাতে সবাই নিজ নিজ দক্ষতা এবং কাজের চাপ অনুযায়ী দায়িত্ব পায়। টিমের সদস্যরা যখন এর প্রয়োজনীয়তা বুঝতে পারবে, তারাও খুশী মনে টিমের কাজে সাহায্য করবে।
আপনি কেন ডেলিগেশন করতে চান না?
নিজের পদের জন্য হুমকি মনে করেন: একটা বিষয় বুঝতে হবে দায়িত্ব অর্পণ করা মানে পুরো কাজটাই অন্যজনের হাতে দিয়ে দেয়া না বরং কাজের একটা অংশ অন্যজনকে দিয়ে করিয়ে নেয়া। আর এটা সম্পূর্ণ আপনার উপর নির্ভর করছে আপনি কোন কাজটি করিয়ে নিতে চান।
একজন ম্যানেজার যদি অনেকগুলি কাজও অন্যদের দিয়ে করিয়ে নেন, তবুও ম্যানেজার হিসেবে তার দায়িত্ব শেষ হয়ে যায় না। এরপরেও টিমকে ঠিক মতো গাইড করে এগিয়ে নিয়ে যেতে তার গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা থাকে। মোটকথা, পুরো কাজ শেষ করার চূড়ান্ত দায়িত্ব ম্যানেজারের হাতেই থাকে।
আর কেউ যদি আপনার চেয়ে ভালো কাজ করে তবে তাতে অসুবিধার কি আছে? যে ভালো কাজ করতে পারে, তাকেই তো কাজ দেয়া উচিত। মূল উদ্দেশ্য হচ্ছে টিমকে আরো দক্ষ ও কার্যকর করে তোলা এবং সকল সদস্যকে নিজের স্কিল উন্নত করার সুযোগ করে দেয়া।
নতুন কাউকে যখন কাজ করতে দেয়া হয়, তখন শিখতে তাদের অনেক সময় লেগে যায়। আবার কাজের মানও এতো ভালো হয় না। সঠিক সাপোর্ট এবং গাইডেন্স দেয়া গেলে এই বাধা অতিক্রম করা সহজ হয়।
আপনি ভাবেন, নিজে করলে কাজটা কম সময়ে করা যাবে: নতুন কিছু শিখতে সবারই সময় লাগে। সেই সময়ে যত ভালোভাবে সাপোর্ট দেয়া যাবে তত জলদি তারা কাজ শিখবে। অন্যদের দিয়ে কাজ করানোর সময় অবশ্যই খেয়াল রাখতে হবে যেন স্পষ্ট নির্দেশনা দেয়া হয়। কাজের গাইডেন্স, ফিডব্যাক এবং ভালো কাজের প্রশংসা করা হয়। এসবই কর্মীদের আত্মবিশ্বাস বাড়াতে সাহায্য করে।
কখন অন্যদের দিয়ে কাজ করাবেন বুঝতে পারেন না: সঠিকভাবে দায়িত্ব ভাগ করে দেয়া হলে তা সবার জন্যই ভালো হয়। তার মানে এই না, আপনি যেকোনো কাজই অন্যদের দিয়ে করাবেন। অন্যদের দিয়ে কাজ করানোর জন্য সবচেয়ে উপযোগী সময় কোনটা সেটা বোঝার জন্য নিজেকে এই পাঁচটি প্রশ্ন করুন:
- এমন কেউ কি আছে যার কাছে এই কাজের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য অথবা প্রয়োজনীয় দক্ষতা আছে? কাজটি কি আপনি নিজে না করলেই নয় নাকি অন্যরাও এই কাজ করতে পারবে?
- কাজটি করার ফলে আপনার কর্মীদের দক্ষতা কি আরো বৃদ্ধি পাবে, সে কি আরো সমৃদ্ধ হবে?
- ভবিষ্যতে কি এই ধরনের কাজ আরো আসার সম্ভাবনা আছে?
- কাজটি ঠিকমতো বুঝিয়ে দেখার জন্য আপনার হাতে যথেষ্ট সময় আছে কি? প্রয়োজনীয় প্রশিক্ষণ, কাজ সংশ্লিষ্ট প্রশ্নের উত্তর দেয়া, ফিডব্যাক এবং প্রয়োজনে কাজটি পুনরায় করার সময় ও সুযোগ আপনার হাতে আছে কি?
- আপনার কি এই দায়িত্ব এই দায়িত্ব থেকে সরে দাঁড়ানো উচিত? দীর্ঘ মেয়াদে সফলতার জন্য যে সকল কাজ আছে (যেমন প্রতিষ্ঠানের জন্য যোগ্য কর্মী নিয়োগ দেয়া) সেগুলিতে অবশ্যই আপনার হস্তক্ষেপের প্রয়োজন।
যদি এই কয়েকটা প্রশ্নের উত্তরে “হ্যাঁ” আসে, তবে কাজটি অন্যদের দিয়ে করাতে পারেন
টিপস: একটা কাজ অন্যদের দিয়ে করানো যায় কি না, তা আরো কিছু বিষয়ের উপর নির্ভর করতে পারে। যেমন:
প্রজেক্টের সময়সীমা/ডেডলাইন
- কাজটি শেষ করার জন্য হাতে কী পরিমাণ সময় আছে?
- প্রথমবারে যদি কাজটি ঠিক মতো করা না যায়, তবে পুনরায় করার মতো সময় আছে কি?
- ঠিক সময়ে যদি কাজটি শেষ না করা যায় তবে এর ফলাফল কী হবে?
কাজটি নিয়ে আপনার প্রত্যাশা কী
- কাজটি সর্বোচ্চ মানের হওয়াটা কতটুকু জরুরী?
- কাজের মান মাঝারী হলে তা কি চলনসই হবে?
- কাজে ব্যর্থ হতে তা কি সংকটপূর্ণ অবস্থার তৈরি করবে?
- কাজে ব্যর্থ হলে তা অন্য সকল বিষয়ের উপর কেমন প্রভাব ফেলবে?
কাকে দিয়ে কাজ করাবেন এবং কীভাবে কাজ করাবেন
অন্যদের দিয়ে কাজ করাতে গেলে কয়েকটা বিষয়ের দিকে খেয়াল রাখতে হয়।
১. এই কাজের জন্য প্রয়োজনীয় অভিজ্ঞতা, জ্ঞান এবং দক্ষতা তার আছে কি?
- এই কর্মীর মধ্যে কী ধরনের জ্ঞান, স্কিল এবং ব্যক্তিত্ব আছে?
- তাকে প্রশিক্ষণ দেয়ার মতো সময় ও ব্যবস্থা কি আপনার কাছে আছে?
২. এই কাজটি তার কাজের ধরনের সাথে মিলে কি?
- তিনি কি ব্যক্তি হিসেবে স্বাধীনচেতা?
- কাজের মাধ্যমে সে আসলে কী করতে চায়?
- তার দীর্ঘমেয়াদী পরিকল্পনা ও আগ্রহ কী? এই কাজের সাথে তা কীভাবে সম্পর্কিত?
৩. তার কাছে বর্তমানে কী পরিমাণ কাজ আছে?
- এখন কি তার হাতে নতুন কাজ নেওয়ার সময় আছে?
- এই কাজ তাকে করতে দেয়া হলে কি তার বাকী সকল কাজ গুছিয়ে নেয়া লাগবে?
কীভাবে অন্যদের কাজ দেবেন
এই নীতিগুলি মেনে চলে আপনি খুব সফলভাবে অন্যদের কাজ বুঝিয়ে দিতে পারবেন।
১. কাজটি থেকে আপনি কী ফলাফল চান তা পরিষ্কারভাবে বুঝিয়ে বলুন। আপনি সর্বশেষ রেজাল্ট কী আশা করেন তাও একেবারে নির্দিষ্ট করে জানিয়ে দিন।
২. কাজটি করতে গেলে কী ধরনের বাধা ও প্রতিবন্ধকতা আসতে পারে তা পরিষ্কারভাবে বলুন। এখানে কার হাতে কর্তৃত্ব থাকবে, কে দায়িত্ব নেবে, কাকে জবাবদিহিতা করতে হবে সব বুঝিয়ে দিন।
আর, যাকে কাজ দিচ্ছেন তাকে কি—
- আপনার নির্দেশের জন্য অপেক্ষা করতে হবে?
- আপনাকে জিজ্ঞেস করে তারপর কাজ করতে হবে?
- আগে আপনার পরামর্শ নিয়ে তারপর কাজ করবে?
- আগে কাজ করবে তারপর সাথে সাথে আপনাকে জানাবে?
- আগে কাজ করবে তারপর নির্ধারিত সময় পর পর আপনাকে জানাবে?
৩. কাজের পরিমাণ যেমন হবে সেই পরিমাণ ক্ষমতাও তাকে দিন। আপনি কাউকে কোনো কাজের দায়িত্ব দিলেও, পুরো দায়িত্বের ভার দিয়ে দিতে পারছেন না। কাজ শেষে জবাবদিহি করা লাগবে আপনাকেই।
৪. যদি সম্ভব হয় কাজ বণ্টন করার প্রক্রিয়াতেও কর্মীদের যুক্ত করুন। কোন কাজ কখন কাকে দিতে হবে সেই সিদ্ধান্ত নেয়ার ক্ষমতাটুকুও তাদেরকে দিন।
৫. প্রতিষ্ঠানের সবচেয়ে শেষ স্তর পর্যন্ত কাজ ডেলিগেইট করুন। এই কাজের সাথে সংশ্লিষ্ট যারা আছে তারাই এই কাজের জন্য যোগ্য ব্যক্তি। এর কারণ তাদের কাছে প্রতিনিয়ত এই কাজ বিষয়ক অভিজ্ঞতা আছে। এর ফলে কাজের দক্ষতা বাড়বে এবং তাদের স্কিলেরও উন্নতি হবে।
আরো পড়ুন: টু-ডু লিস্টের এই ৭টি ভুল আপনিও করছেন না তো?
৬. যথেষ্ট পরিমাণ সাপোর্ট প্রদান করুন এবং সকল প্রশ্নের জবাব দিন। আপনাকে নজর রাখতে হবে এখানে স্পষ্টভাবে যোগাযোগ করা হচ্ছে কিনা এবং সবকিছু নজরে রাখা হচ্ছে কি না। একই সাথে সম্পদের সুষ্ঠু ব্যবহার ও যথাযথ পুরস্কার বা কাজের স্বীকৃতি নিশ্চিত করা হচ্ছে কি না সেটাও দেখতে হবে।
৭. ফলাফলের দিকে গুরুত্ব দিন। কীভাবে কাজটি করতে হবে সেই দিকে গুরুত্ব কম দিয়ে, কোন কাজটি শেষ করা সম্ভব হয়েছে সেই দিকে মনোযোগ দিন। আপনি যেভাবে কাজটি করতে চান সেটা যে সবচেয়ে ভালো উপায় তা নাও হতে পারে। যাদের কাজ করতে দিয়েছেন তাদের নিজেদের মেথড ও স্টাইল ব্যবহার করতে দিন। এতে দলের মধ্যে বিশ্বাস বাড়ে, যা সফলতা এনে দেয়।
৮. আপওয়ার্ড ডেলিগেশন থেকে দূরে থাকুন। অর্থাৎ, ওপরের পদের কাউকে যেন নিচের পদে থাকা কোনো কর্মী কাজের দায়িত্ব না দেয়। কোনো সমস্যা দেখা দিলে, খেয়াল রাখুন যাকে কাজ দিয়েছেন সে যেন আপনাকে দায়ী না করে। এর বদলে তার কাছেই সমাধান চান এবং সেটা যেন উত্তরেই সীমাবদ্ধ না থেকে কাজে রূপান্তর হয়।
৯. আস্থা এবং অনুপ্রেরণার সম্পর্ক গড়ে তুলুন। কাজের সফলতা কীভাবে আর্থিক পুরষ্কার, ভবিষ্যৎ সুযোগ, ইনফর্মাল প্রশংসা এবং আরও ইতিবাচক বিষয় নিয়ে আসতে পারে সে বিষয়ে আলোচনা করুন। যেখানে যাকে স্বীকৃতি দেয়া প্রয়োজন সেটা দিন।
১০. নিয়ন্ত্রণ তৈরি করুন এবং ধরে রাখুন
- ডেডলাইন এবং টাইমলাইন নিয়ে আলোচনা করুন
- কোন সময়ে আপনারা প্রজেক্টের অগ্রগতি নিয়ে রিভিউ করবেন এর চেকপয়েন্ট তৈরি করুন
- কোথাও কোন পরিবর্তনের দরকার হলে তা ঠিক করুন
- শেষ করা সব কাজ রিভিউয়ের জন্য হাতে সময় রাখুন
এই সকল বিষয় পর্যালোচনার মাধ্যমে আপনি সঠিকভাবে এবং সফলভাবে দায়িত্ব অর্পণের কাজ করতে পারবেন।
নিয়ন্ত্রণ ধরে রাখা
উপরের সবগুলি ধাপ নিয়ে যখন কাজ করবেন, আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে টিমের সদস্যদের সবকিছু বুঝিয়ে বলা হয়েছে কিনা। তাদেরকে বলুন কেন এই কাজের জন্য তাদেরকে নেয়া হয়েছে, প্রজেক্ট থেকে তাদের কাছে কী প্রত্যাশা, টাইমলাইন এবং ডেডলাইনের বিষয়গুলি। তাদের সাহায্যের জন্য কোন রিসোর্সগুলি আছে ইত্যাদি। অবশ্যই কাজের অগ্রগতি চেক করার জন্য শিডিউল ঠিক করে রাখুন।
সর্বশেষে, নিশ্চিত করুন দলের সদস্যরা যেন কোনো সমস্যা হলে আপনাকে জানায়। তাদেরকে এই আস্থা দিতে হবে যে কাজ নিয়ে কোন প্রশ্ন বা গাইডেন্সের দরকার হলে আপনি তাদের পাশে আছেন।
ম্যানেজার হিসেবে মাইক্রোম্যানেজ অর্থাৎ ছোটখাটে বিষয় নিয়ে মাথা ঘামানো জরুরী না। তার মানে এই না, আপনি নিয়ন্ত্রণ পুরোপুরি ছেড়ে দেবেন। অন্যদের দিয়ে ঠিকভাবে কাজ করাতে চাইলে আপনাকে খুব সাবধানে ভারসাম্য ধরে রাখতে হবে। কর্মীদের যাতে তাদের সামর্থ্য দেখাতে পারে এজন্য তাদের ছাড়ও দিতে হবে, আবার একই সাথে তাদের কাজ নিবিড়ভাবে পর্যবেক্ষণ করতে হবে যেন সবকিছু ঠিকভাবে হয় এবং তাদের সঠিক গাইড দেয়া যায়।
সম্পূর্ণ গ্রহণ করার প্রয়োজনীয়তা
আপনার দেয়া কাজগুলি যখন শেষ করে কর্মীরা আপনাকে বুঝিয়ে দিবে, যথেষ্ট সময় নিয়ে পুরোপুরি রিভিউ করুন। যদি সম্ভব হয় কেবল ভালো মানের কাজগুলিই গ্রহণ করুন। কারণ আপনি যদি কাজ নিয়ে সন্তষ্ট না হয়েও তা গ্রহণ করেন, আপনার কর্মীরা কোনদিনই বুঝতে পারবে না ভালো কাজ কেমন হয়।
তখন যেটা হতে পারে, আপনাকেই এক গাদা কাজ করতে হবে। এটা কেবল আপনার উপর কাজের চাপ বাড়িয়ে দেবে না, আপনি নিজের কাজও ঠিকমতো শেষ করার সময় পাবেন না।
আর কর্মীরা যখন ভালো একটা কাজ আপনাকে করে দিবে তখন অবশ্যই নিশ্চিত করুন যেন তাদের এই ভালো প্রচেষ্টাকে যথাযথভাবে মূল্যায়ন ও পুরস্কৃত করা হয়। লিডার হিসেবে কর্মীদের কাজে যখন আপনি সন্তষ্ট হবেন তখনই তাদের প্রশংসা করুন। আপনার এই মনোভাব কর্মীদের আত্মবিশ্বাস ও দক্ষতা তৈরিতে সাহায্য করবে। ফলাফল তাদের পরবর্তী কাজে দেখতে পাবেন। এভাবে সকলেই এ থেকে লাভবান হবেন।
মূল পয়েন্ট
অন্যদের দিয়ে কাজ করানো প্রথম দিকে বেশি ঝামেলার মনে হতে পারে। আপনি যদি ঠিকভাবে অন্যদের দিয়ে কাজ করাতে পারেন, তবে টিমের আউটপুট এবং স্কিল অনেক গুণ বাড়াতে পারবেন।
দায়িত্ব বণ্টন করার সময় আপনি নিজে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি করুন। আর অন্যদের দিন চ্যালেঞ্জিং এবং প্রয়োজনীয় অ্যাসাইনমেন্টগুলি। এটাই সফলতার মন্ত্র।
তাই কাজ বণ্টন করার সময় চিন্তা করুন কোন কাজ অন্যদের দিয়ে করাবেন, এরপর যোগ্য ব্যক্তিকে বেছে নিয়ে শেষ পর্যন্ত তাকে সাপোর্ট দিন।
সূত্র. মাইন্ডটুল
অনুবাদ: আমিন আল রাজী
