অফিসের একটা জরুরি কৌশলপত্র নিয়ে কাজ করতে বসেছেন। অনেকক্ষণ ধরে চেষ্টা করার পর কাজে মনোযোগ আনতে পারলেন। কিছুদূর পর্যন্ত এগিয়ে গেলেন। এমন সময় আপনার টিমের কোনো এক সদস্য একটা বিষয় জানতে আপনাকে মেসেজ করল।
সেটার সমাধান করতে না করতে আরেকজন প্রশ্ন নিয়ে হাজির হল। তারপর আরেকজন। আর এভাবে বিকাল পার হয়ে গেল। সারাদিনে আপনার জরুরি কাজের আর কোনো অগ্রগতি হল না।
এমন নিশ্চয়ই হয়েছে আপনার সাথে, ঠিক কিনা?
টিম মেম্বাররা যাতে নিজেরা সিদ্ধান্ত নিতে পারে, এটা নিশ্চিত করা ম্যানেজারের দায়িত্ব। নতুবা নিজেদের কাজ করার জন্য সময় বের করা তার জন্য অনেক কঠিন হয়ে যায়। বিশেষ করে এখন যেমন ঘরে বসে হোয়াটসঅ্যাপ, টেলিগ্র্যাম অ্যাপ দিয়ে অফিসের টিম পরিচালনা করা হচ্ছে, এসব চ্যাটগ্রুপে যদি একবার একজন প্রশ্ন করা শুরু করে, তখন বাকিদের প্রশ্নের মিছিল শুরু হয়ে যায়। এটা আমরা সবাই দেখেছি। কীভাবে এর সমাধান করবেন?
প্রথমে সমস্যাটা বোঝার চেষ্টা করুন। কেন আপনার টিম মেম্বারদের আপনার সাহায্যের প্রয়োজন হচ্ছে?
তাদের কি নিজেদের উপর বিশ্বাস নেই যে তারা সঠিক সিদ্ধান্ত নিতে পারে? নাকি ভুলের জন্য তাদের চরম খেসারত দিতে হয় বলে তারা নিজে সিদ্ধান্ত নিতে অনাগ্রহী? অথবা তাদের যোগ্যতা ও অভিজ্ঞতায় ঘাটতি আছে?
সমস্যার মূল কারণ যদি বের করতে পারেন, তখন সেই অনুযায়ী ব্যবস্থা নিতে পারবেন। আপনাকে কেন তাদের দরকার হয়, এটা যখন বুঝতে পারবেন তখন আপনি বুঝবেন তাদের এই আচরণের পিছে আপনার নিজের কী ভূমিকা আছে।
এমনও হতে পারে তাদের এই আচরণের প্রধান কারণ আপনি। অফিসের সব সিদ্ধান্ত আপনি নেন বলেই আপনার কাছে আসা ছাড়া তাদের আর উপায় থাকে না।
এমনও হতে পারে আপনি আসলে তাদের মতামতের উপর বিশ্বাস রাখতে পারেন না, তাই তারাও জানে সিদ্ধান্ত নেয়ার এখতিয়ার তাদের নেই। হয়তো বা আপনার অফিসে কেউ ভুল করলে তাকে কঠিন শাস্তি পেতে হয়।
এখানে ৪টি পরামর্শ দেয়া আছে যার মাধ্যমে অফিসের আপনার কর্মীরা নিজেদের সক্ষমতা বাড়াতে পারবে আর একই সাথে ম্যানেজার হিসেবে আপনারও কর্মদক্ষতা বেড়ে যাবে। আপনি অফিসের অন্যান্য কাজ করার সময় বেশি পাবেন।খ্যারি
১. মনোযোগ রাখার ব্যাপারে জোর দেয়া
ওপেন ডোর-পলিসি অর্থাৎ সবার জন্য দরজা খোলা—আপনার অফিস এই নীতি অনুসরণ করে কি করে না আগে সেই ব্যাপারে পরিষ্কার হন। আর সবাইকে এটাও বুঝাতে হবে ওপেন ডোর বলতে এখানে কী বলা হচ্ছে।
অবশ্যই টিমের সবারই লিডারের সাহায্য প্রয়োজন হতে পারে। কিন্ত তাই বলে সব সময় প্রয়োজন হলে সবাই যখন-তখন বিরক্ত করবে। ওপেন ডোর পলিসি মানে এই না যে কোনো সময়, যে কোনো বিষয়ে দলনেতার কাজে বিঘ্ন ঘটানো যাবে।
এমন নিয়ম করুন, অফিসের সবাই কাজের স্বার্থে সবার কাছে যেতে পারবে কিন্ত সেটা সব সময় না। টিমের সদস্যরা আগে থেকে ঠিক করে রাখবে কখন কোন সময়ে তাদের কাছে অন্যরা আসতে পারবে। আর এই কালচার গড়ে উঠলে নির্বিঘ্নে অফিসের কাজ শেষ করা সম্ভব হবে।
ভার্চুয়ালি কাজ করার সময় অ্যাটেনশন ম্যানেজমেন্ট প্র্যাকটিস করার ব্যাপারে দলগুলিকে উৎসাহ দিতে হবে। এর জন্য সময় সময় তাদের ই-মেইল অফ করে দেয়া, মোবাইল সাইলেন্ট করে রাখা বা দূরে রাখা এবং ডু-নট-ডিস্টার্ব ঝুলিয়ে রাখা এমন কাজ করা যেতে পারে।
ম্যানেজার হিসেবে আপনারই দায়িত্ব নিজে এটা শুরু করা। কারণ আপনি না করলে বাকিরাও করবে না, তা আপনি যতই করতে বলুন না কেন।
২. আপনার কর্মীদের মধ্যে আত্মবিশ্বাস বাড়ান
কার কতটুকু দায়িত্ব, কার কাজের পরিধি কতটুকু এসব নির্ধারণ করা অতি জরুরি। তখন কর্মীরা তাদের দায়িত্বের ব্যাপারে সচেতন হয় এবং নিজেই নিজের সিদ্ধান্ত গ্রহণ করতে পারে।
আপনার কাজ হবে দৈনন্দিন কাজে খুঁটিনাটি বিষয়ে যেন কর্মীরা নিজেরাই বুদ্ধি করে কাজ করে সে ব্যাপারে উৎসাহ দেয়া। কথায় কথায় তাদের প্রশ্ন করা থেকে বিরত থাকুন, বরং বলুন “তোমার সিদ্ধান্তে আমার আস্থা আছে।” আপনার এই ভালো কথাতে তারা আরও বেশি আত্মবিশ্বাসী হয়ে উঠবে। আর আপনি এভাবে একটি টিম গড়ে তুলতে পারবেন।
আরেকটা বিষয় আপনার টিমের স্বয়ংসম্পূর্ণ হওয়ার পথে বাধা হতে পারে, সেটা হলো আপনি যদি বেশি নিয়ন্ত্রণশীল ম্যানেজার হন। অর্থাৎ সবকিছুতে আপনি সিদ্ধান্ত নিতে চান। একেবারে খুঁটিনাটি বিষয়ে নিয়ন্ত্রণ করার ইচ্ছা আপনাকে এবং আপনার টিমের উন্নতির পথে প্রতিবন্ধকতা তৈরি করবে।
আপনি সবার কাজ করতে পারবেন , এমন ভাবা বোকামি। আর এমন করাও উচিত না। বরং আপনার উচিত নিজের টিমকে এমন ভাবে গড়ে তোলা যাতে তারা নিজেরাই নিজেদের সিদ্ধান্ত নিতে পারে।
যদি আপনার মনে সন্দেহ থাকে যে ম্যানেজার হিসেবে আপনি কেমন, তবে আপনার কোনো বন্ধু বা পুরনো কলিগের কাছ থেকে সত্যিকারের মন্তব্য জানতে চান।
৩. কঠিন সিদ্ধান্ত নেয়ার সাহস রাখুন
আপনার টিমে যদি এমন কোনো কর্মী থাকে যার বিচার-বুদ্ধির উপরে আপনার আস্থা নাই, তবে এর কারণ খুঁজে বের করুন। তার কি দক্ষতার ঘাটতি আছে বলে আপনি তার উপর বিশ্বাস রাখতে পারেন না? এজন্য কি প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা করা প্রয়োজন? নাকি আপনার কর্মীটি অপেক্ষাকৃত নতুন, এখনও সে খাপ খাইয়ে নিতে পারছে না? হয়তো তার একজন বন্ধু দরকার, বা মেন্টর দরকার যার কাছ থেকে সে শিখতে পারবে। তার জন্য একটা সময়সীমা ঠিক করে দিন।
অনেক সময় দেখবেন আপনি কর্মী নিয়োগে ভুল করে ফেলেছেন। কর্মী নিয়োগে কিছু গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্নের উত্তর আপনাকে খুঁজতে হবে, আর তা হলো আপনি কি ঠিক ব্যক্তিকে ভুল জায়গায় বসিয়েছেন কিনা? নাকি ব্যক্তিটি আপনার প্রতিষ্ঠানের সাথে একেবারেই যায় না।
এসব ব্যাপারে একগুয়েমি করবেন না। এমন সিদ্ধান্ত নিন যাতে আপনার প্রতিষ্ঠানেরও লাভ হয় এবং কর্মীটিও তার জন্য যুতসই কাজ পায়। এমন কি সেটা অন্য প্রতিষ্ঠানে হলেও। এর ফলে আপনি যেমন আপনার প্রতিষ্ঠানের ক্ষতি কমাতে পারবেন অধিক কর্মশীলতা দিয়ে, একই সাথে আপনার প্রতিষ্ঠানেরও সুনাম বাড়বে যে এখানে কাজ করার পরিবেশ ভালো।
৪. এমন কর্মপরিবেশ তৈরি করুন যেখানে ভুল করা যায়
আপনার অফিসের পরিবেশ যদি এমন হয় যে এখানে ভুলের জন্য কঠিন শাস্তি পাওয়া লাগে, তবে বুঝবেন আপনার প্রতিষ্ঠানে “CYA” বা Cover-Your-Ass কালচার তৈরি হয়েছে।
কর্মীরা আপনার কাছে পরামর্শের জন্য আসে না বরং ভবিষ্যতে যাতে আপনি তাদের দোষারোপ না করতে পারেন এইজন্য আপনাকে তারা জিজ্ঞেস করে নেয়।
এমন কালচার তৈরি হলে আপনার প্রতিষ্ঠান ঠিকভাবে গড়ে উঠবে না। যে কোন কঠিন পরিস্থিতিতে খাপ খাইয়ে চলতে ব্যর্থ হবে। সব সময় এই কথাটা মনে রাখবেন, প্রশংসা করতে হয় সবার সামনে, সমালোচনা করতে হয় একান্তে।
আপনার কোনো কর্মী যদি ভুল করে, তবে তাকে একান্তে ডেকে সে ব্যাপারে সংশোধন করুন। এটাতেই সবার জন্য ভালো হবে। ভুল করা থেকেই আমরা ভবিষ্যতের জন্য শিখি—এই বিষয়টা আপনার প্রতিষ্ঠানে জোর দিয়ে প্রতিষ্ঠা করুন।
আপনার কর্মীদের ভুল করার সুযোগ দিন যাতে ভুল সংশোধন করে তারা শিখতে পারে। সেই শিক্ষা আপনার কর্মীদের দক্ষতা বাড়িয়ে তুলবে। খেয়াল রাখবেন যদি কেউ সদিচ্ছা থেকে ভুল করে তবে তার প্রতি যেন আপনি সহানুভূতিশীল থাকেন।
ম্যানেজার হিসেবে এই ৪টি কৌশল ব্যবহার করে আপনি কর্মীদের আপনার কাছে বিভিন্ন বিষয় নিয়ে প্রশ্ন করা কমাতে পারবেন। ফলে নিজের কাজেও বেশি মনোযোগ দিতে পারবেন।
এভাবে নতুন সৃষ্টিশীল কাজে মন দেয়ার জন্য আপনার হাতে সময় থাকবে বেশি। আর সেটাই হচ্ছে টিম লিডার বা নেতৃত্বের মূল কাজ।
আপনার কর্মীদের মধ্যে আত্মবিশ্বাস আর সৃষ্টিশীল হওয়ার প্রেরণা ছড়িয়ে দিতে পারলে তারা নতুন কিছু উদ্ভাবন করতে পারবে। মূল কথা হচ্ছে, কর্মীরা স্বাধীন ভাবে কাজ করতে পারলে লিডার হিসেবে আপনার গ্রহণযোগ্যতা বাড়বে।
